Kielce, dn.23-08-2019
Znak: BSC-I.042.3.2019	

ZAPYTANIE W CELU OSZACOWANIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

Zamawiający: Urząd Miasta Kielce, Biuro Inteligentnego Zarządzania Zrównoważonym Rozwojem - Smart City, 25-659 Kielce, ul. Strycharska 6.
W związku z potrzebą dokonania wstępnego szacowania/wyceny wartości zamówienia w ramach planowanego postępowania dotyczącego wyboru Wykonawcy świadczenia usług Inżyniera Projektu dla projektu pn. „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego” wybranego do realizacji w konkursie Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju pn. „HUMAN SMART CITIES. Inteligentne miasta współtworzone przez mieszkańców” zwracam się do Państwa z prośbą o oszacowanie wartości ww. usług.
Kod CPV: 72242000-3 Usługi modelowania projektu, 72220000-3 Usługi doradcze w zakresie systemów i doradztwo techniczne. 
Planowany Termin realizacji usług: od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2021 r.

Poprzez świadczenie usługi Inżyniera Projektu Zamawiający rozumie prowadzenie obsługi Projektu, którego założenia i zakres przedstawia załącznik Nr 1, a w tym:
1. Wsparcie Zamawiającego w planowaniu i koordynowaniu działań wszystkich uczestników Projektu celem zapewnienia jego realizacji w założonym terminie i z najwyższą starannością właściwą dla przedsiębiorcy/podmiotów profesjonalnych.
2. Przygotowywanie wszelkich dokumentów związanych z rzeczową realizacją Projektu, w tym w szczególności opracowanie szczegółowych opisów przedmiotów zamówień publicznych produktów Projektu, wstępnej wyceny, kryteriów udziału oferentów w postępowaniu i kryteriów jakościowych wyboru najkorzystniejszej oferty, sposobu oceny ofert, przygotowanie odpowiedzi na zadawane w postępowaniu pytania, a także harmonogramów realizacji prac i innych dokumentów niezbędnych do udzielenia zamówienia publicznego. 
3. Czynny udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie doradztwa, a na wniosek Zamawiającego – w komisji przetargowej w charakterze biegłego, sprawdzanie zgodności złożonych ofert z SIWZ i SOPZ i definiowanie zauważonych błędów i braków dla potrzeb raportu oceny ofert, przygotowanie propozycji dalszego procedowania; 
4. Wsparcie merytoryczne w przypadku postępowań odwoławczych i sądowych, a jeśli nastąpi konieczność powtórzenia procedury przetargowej, wykonywanie kolejny raz powyższych czynności w ramach swojego wynagrodzenia;
5. Wsparcie merytoryczne realizacji i wdrożenia Projektu, identyfikacja ryzyka, zagrożenia, wspieranie prac w zakresie kontroli oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji z tych prac, niezbędnej dla potrzeb dokumentacji wymaganej przez Instytucję Zarządzającą Projektu, a w tym:
1)	prowadzenie nadzoru i kontroli prawidłowej realizacji prac prowadzonych (m.in. rzeczowej i terminowej) przez wykonawców produktów Projektu, określanie kryteriów dla odbioru produktów i usług niezbędnych do prawidłowej realizacji Projektu,
2)	prowadzenie cyklicznie (kwartalnie) oraz każdorazowo na żądanie Zamawiającego raportowania w zakresie pojawiających się zagrożeń i ryzyka występujących przy realizacji prac wg wdrożonej, metodyki zarządzania, a także identyfikacja obszarów problemowych i zagrożeń dla realizacji prac i przygotowanie środków zaradczych,
3)	nadzór i dokumentowanie dostaw i wdrożeń infrastruktury teleinformatycznej, oprogramowania, usług i dokumentacji w zakresie zgodności z zakładanymi efektami realizacji Projektu, a na wniosek Zamawiającego sporządzanie raportu z zaawansowania prac w postaci prezentacji multimedialnej,
4)	wspieranie Zamawiającego konkretnymi propozycjami w rozwiązywaniu kwestii spornych i problematycznych dotyczących realizacji prac,
5)	sprawowanie nadzoru i kontroli nad testami produktów i usług dostarczanych przez wykonawców zamówień produktów Projektu,
6)	zapewnianie doradztwa oraz ocena poprawności wyników testów produktów i usług
dostarczanych przez wykonawców produktów Projektu,

7)	uzgadnianie i podejmowanie decyzji projektowych w porozumieniu z Zamawiającym oraz z wykonawcami produktów Projektu, w zakresie doprecyzowania rozwiązań technicznych, prawnych, organizacyjnych i zarządczych oraz sposobu realizacji prac, jak również ocena poprawności oraz zasadności proponowanych przez wykonawcę produktów Projektu rozwiązań,
8)	świadczenie usługi doradztwa eksperckiego w zakresie optymalnego wykorzystania rozwiązań technologicznych proponowanych przez wykonawców produktów Projektu,
9)	prowadzenie bieżącej analizy sytuacji związanej z realizacją Projektu, identyfikowanie problemów, ryzyka i zagrożeń dla jego pomyślnego przebiegu, w ramach założonych terminów i budżetu, a po wykryciu problemów, ryzyka czy zagrożeń, każdorazowo podejmowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym zarządczych działań naprawczych,
10)	przeprowadzanie oceny przekazanych do odbioru przez wykonawców produktów Projektu prac w sposób i w terminach zgodnych z przyjętymi zasadami i wymogami Projektu,
11)	bieżące zgłaszanie Zamawiającemu wszelkich problemów związanych z jakością produktów projektów i jej oceną, przeprowadzanie niezbędnego ich testowania na każdym poziomie realizacji Projektu/umowy i na żądanie Zamawiającego, a z przeprowadzonych testów sporządzanie pisemnego raportu, stanowiącego załącznik do protokołu odbioru,
12)	prowadzenie cyklicznej kontroli jakości dostarczanych w ramach Projektu produktów i usług, a także wytwarzanej przez wykonawców dokumentacji oraz przedstawianie wyników tej kontroli Zamawiającemu na każde żądanie,
13)	czynny udział w przeprowadzanych przez Zamawiającego odbiorach częściowych i końcowych w charakterze eksperta merytorycznie odpowiedzialnego za weryfikację zgodności jakości usług, sprzętu, oprogramowania i baz danych ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia oraz umową z wykonawcami dostarczonych produktów Projektu, 
14)	wspieranie odbioru od wykonawców produktów Projektu całej dokumentacji powykonawczej (jej przegląd, opiniowanie i końcowa ocena), a także wszelkich dokumentów i oświadczeń koniecznych do właściwej eksploatacji systemu podpisując dokumenty odbioru wspólnie z przedstawicielem Zamawiającego;
6. Składanie Raportów Kwartalnych, Raportów po wykonaniu danego etapu, Raportu Końcowego oraz na żądanie Zamawiającego wyrażone w formie pisemnej z realizacji Projektu, które mają być sprawozdaniem z postępu realizacji Projektu oraz z prac Inżyniera Projektu w danym okresie sprawozdawczym (wzór raportów opracuje Inżynier Projektu przy akceptacji Zamawiającego). Raport musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące zadań, poprzez akceptację tych wykonanych prawidłowo oraz jej brak w przypadku nieprawidłowego bądź nierzetelnego ich wykonania wraz ze wskazaniem błędów.
7. Ponadto w zakresie obowiązków Inżyniera Projektu będzie: 
1)	gotowość do poddania się zewnętrznemu audytowi oraz dostosowanie się do jego uwag i zaleceń, 
2)	świadczenie usług doradczych Zamawiającemu z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub platformy komunikacji elektronicznej przeznaczonej do prowadzenia projektu, a także telefonicznie. Odpowiedź na zapytanie Zamawiającego poprzez komunikację elektroniczną nie może być dłuższa niż 2 dni robocze od przekazania zapytania,
3)	świadczenie usług Inżyniera Projektu w siedzibie Zamawiającego przez nie mniej niż 16 godzin miesięcznie przez okres trwania Projektu, 
4)	czynny udział na wskazanych przez Zamawiającego posiedzeniach związanych z realizacją Projektu, w tym posiedzeniach Rady Projektu i formułowanie odpowiednich wniosków i propozycji celem przedstawienia ich na posiedzeniu.

Zasady świadczenia usług :
1. Inżynier Projektu ma wykonywać zadania z należytą starannością, mając na względzie interes ekonomiczny Zamawiającego i obowiązujące przepisy oraz zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami, a także zasadami wiedzy technicznej, inżynierskiej, ekonomicznej i prawniczej niezbędnymi do należytej i prawidłowej realizacji Projektu.
2. Inżynier Projektu będzie wykonywał czynności przy wykorzystaniu własnych materiałów i urządzeń.
3. Inżynier Projektu, na wezwanie Zamawiającego, zobligowany jest udzielić wszelkich informacji i wyjaśnień dotyczących świadczonej usługi.

Uprzejmie proszę o przesłanie szacowanej wartości zamówienia wyłącznie w wersji elektronicznej do dnia 30 sierpnia 2019 r. do godziny 14.00 na adres: anna.dwurnik@um.kielce.pl 

Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tj.Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), jak również nie stanowi zaproszenia do składania ofert, nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, z późn. zm.) oraz nie stanowi zobowiązania Miasta Kielce do przyjęcia którejkolwiek z ofert.Wszelkie pytania na temat niniejszego zapytania należy kierować na adres e-mail: anna.dwurnik@um.kielce.pl lub agnieszka.michta@um.kielce.pl

Niniejsze zapytanie zostało sporządzone na potrzeby szacunku i nie stanowi zaproszenia do składania ofert.

Załączniki:
Załącznik Nr 1 Założenia i zakres Projektu 
Załącznik Nr 2 Formularz szacowania wartości zamówienia
Załącznik nr 3 Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

 Załącznik nr 1 do Zapytania 
w celu oszacowania wartości zamówienia

ZAŁOŻENIA I ZAKRES PROJEKTU 

I.	Tło i przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług Inżyniera Projektu dla projektu pn.: „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego” wybrany do realizacji w konkursie Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju pn. „HUMAN SMART CITIES. Inteligentne miasta współtworzone przez mieszkańców”, realizowanego z Funduszu Spójności Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2010 (Oś priorytetowa 3: Potencjał beneficjentów funduszy europejskich, Działanie 3.1: Skuteczni beneficjenci), zwanego dalej „Projektem”.
2. Celem projektu jest upowszechnienie idei miasta inteligentnego, poprzez monitorowanie usług i rozwoju, wprowadzenie zarządzania miastem opartego o zestandaryzowane dane i przeciwdziałanie silosowemu podejściu do wykorzystywania danych. 
3. Projekt ma być realizowany w partnerstwie z kieleckimi uczelniami publicznymi: Politechniką Świętokrzyską i Uniwersytetem im. Jana Kochanowskiego w oparciu o umowy partnerstwa określające zadania partnerów. Liderem Projektu jest Miasto Kielce.
4. Przedmiot zamówienia obejmuje specjalistyczne wsparcie Miasta Kielce w latach 2019 - 2021 w toku realizacji Projektu na podstawie wniosku o dofinansowanie Projektu, zgodnie z regulaminem i wytycznymi konkursu zawartymi na stronie internetowej https://www.popt.gov.pl/strony/o-programie/wydarzenia/konkurs-dla-samorzadow-human-smart-cities-inteligentne-miasta-wspoltworzone-przez-mieszkancow/.
5. Zadaniem Inżyniera Projektu będzie doradztwo, minimalizowanie ryzyk i zagrożeń oraz nadzór i kontrola na każdym etapie realizacji Projektu, czy przedsięwzięcie jest realizowane terminowo, według przyjętych standardów, a wytworzone produkty spełniają uzgodnione kryteria jakości i funkcjonalności. W ramach obowiązków ma uczestniczyć w procesie zarządzania ryzykiem, oraz w organizowanych spotkaniach. Wraz z Koordynatorem Projektu, przedstawicielami uczelni partnerskich oraz ekspertem Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju, będzie stanowił Radę Projektu odpowiedzialną za podejmowanie decyzji strategicznych, w tym szczegółowych planów i budżetów zadań, zatwierdzenie zmian zakresu i harmonogramu Projektu oraz zapewnienie odpowiednich zasobów. 

II.	Założenia projektu i jego zakres
1.	Projekt będzie realizowany zgodnie z metodyką PRINCE2 lub równoważną. 
2.	W ramach projektu przewiduje się pilotażowe opracowanie standardów inteligentnego zarządzania miastem poprzez zestandaryzowanie procedur pozyskania aktualnych i wiarygodnych danych i analiz pod kątem jakości życia w mieście (zgodnych z normą ISO 37120, INSPIRE, spełniających wytyczne 5 star Open Data) i ich udostępnienie w celu wykorzystania w tworzeniu nowych wartości publicznych i usług miejskich i zwiększenia zaufania mieszkańców oraz ich zaangażowania w partycypację w zarządzaniu.
3.	Przewiduje się następujące działania projektowe:
1)	Identyfikacja i inwentaryzacja zbiorów danych posiadanych przez Miasto Kielce a także przez instytucje administracji publicznej oraz źródła zewnętrzne (np. organizacje pozarządowe, uczelnie wyższe, przedsiębiorstwa) oraz doprowadzenie do utworzenia referencyjnych i tematycznych baz danych. 
2)	Opracowanie uniwersalnej metodyki audytu miejskiego i analizy warunków życia w mieście. Metodyka uwzględni możliwość liczenia i wizualizacji wskaźników oceniających zrównoważony rozwój i jakość życia mieszkańców (także w odniesieniu do niewielkich osiedli lub wyznaczonych jednostek planistycznych) oraz poziom usług miejskich. Mają być wykorzystane uznane standardy pomiaru efektywności funkcjonowania miast np. ISO37120, ISO37122, Urban Audit, SAS oraz światowe i europejskie praktyki w tym zakresie. Metodyka ma być opracowana metodą partycypacyjno-ekspercką przy udziale szerokiego grona interesariuszy np. samorządowców, jednostek organizacyjnych Miasta, spółek komunalnych, przedsiębiorców, środowiska naukowego oraz organizacji pozarządowych. W trakcie jej tworzenia ma być angażowana również społeczność lokalna np. poprzez dedykowane warsztaty, bezpośrednie konsultacje społeczne czy ankiety online. Wskaźniki zaproponowane i opisane w metodyce muszą odnosić się także do tworzonych przez miasto strategii, programów i polityk w celu diagnozy i monitoringu skuteczności założonych działań.
3)	Opracowanie uniwersalnego dla polskich miast modelu danych uwzględniającego różne dziedziny ich funkcjonowania w oparciu o zidentyfikowane i zinwentaryzowane źródła danych. Opracowanie algorytmów, procesów przetwarzania danych, modeli analitycznych umożliwiających wykorzystywanie miejskich danych do wyliczania i wizualizacji wskaźników, w szczególności w odniesieniu do przestrzeni miasta. 
4)	Wypracowanie koncepcji funkcjonowania miejskiego Zespołu Analitycznego przełamującej silosowe myślenie i sektorową realizację zadań przez komórki organizacyjne, jednostki miasta i spółki komunalne. W ramach koncepcji powinny zostać opracowane m.in.: procedury koordynacyjne wspomagające realizację celów zrównoważonego rozwoju miasta, procedury wykorzystywania danych i wskaźników miejskich w opracowaniu strategii, programów i polityk, wykaz niezbędnych stanowisk pracy wraz z wymaganymi kompetencjami. 
5)	Opracowanie projektu i pilotażowe wdrożenie serwisu wymiany danych miejskich i badań naukowych lokalnych uczelni współpracujących z miastem w celu lepszego monitorowania rozwoju miasta, w tym aspektów środowiskowych, gospodarczych, społecznych i infrastrukturalnych (zadanie realizowane w partnerstwie z Uniwersytetem Jana Kochanowskiego oraz Politechniką Świętokrzyską). 
6)	Opracowanie projektu i pilotażowe wdrożenie platformy analitycznej danych IoT wraz z pilotażowym zainstalowaniem sensorów w przestrzeni miejskich monitorujących wybrane zjawiska.
7)	 Opracowanie projektu i pilotażowe wdrożenie serwisu i aplikacji mobilnej z wykorzystaniem crowdsourcingu, umożliwiającej pozyskiwanie danych zgłaszanych przez mieszkańców (np. w zakresie identyfikacji barier architektonicznych dla niepełnosprawnych, dzikich wysypisk, barier w przemieszczaniu się po mieście piechotą lub rowerem) i wykorzystanie ich w zarządzaniu miastem.
8)	Pilotażowe wdrożenie systemu klasy business intelligence oraz location inetelligence, zintegrowanego z Miejskim Systemem Informacji Przestrzennej i innymi systemami informatycznymi w mieście, umożliwiającego w miarę możliwości zautomatyzowaną analizę i wizualizację danych o mieście (w tym audytu miejskiego i danych IoT) w postaci interaktywnych pulpitów zarządczych i map tematycznych (dostępnych dla mieszkańców oraz decydentów online) oraz udostępnianie danych jako open data. W projektowaniu wizualizacji mają być zastosowane metody user experience w celu ich dostosowania do oczekiwań różnych grup odbiorców. 
9)	Pilotażowe wdrożenie systemu składającego się z interaktywnych stołów z ekranami dotykowymi oraz dedykowanego oprogramowania udostępniającego wyniki analiz, dane i wskaźniki miejskie podczas dyskusji publicznych i konsultacji społecznych .

4.	W ramach projektu przewiduje się również szerokie działania edukacyjne, w tym organizację konferencji, dedykowanych zajęć warsztatowych z zakresu zastosowania danych miejskich w procesach decyzyjnych (np. zaprojektuj swoje osiedle, zaprojektuj swoją przestrzeń rekreacyjną), a także organizację hackathonów miejskich, które stwarzają okazję do kreowania nowych zastosowań dla miejskich, surowych danych i są szansą na wytworzenie ciekawych rozwiązań mogących skutkować korzyściami dla mieszkańców czy oszczędnościami dla miasta. 

Załącznik nr 2 do Zapytania 
w celu oszacowania wartości zamówienia

FORMULARZ SZACOWANIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA
na świadczenie usługi Inżyniera Projektu

Nazwa projektu:	„System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego”	
Wartość zamówienia	Netto [PLN]	VAT [PLN]	Brutto [PLN]*	
				
Wartość zamówienia brutto (słownie)		
*Cena brutto zawiera podatek VAT oraz wszystkie koszty związane z całkowitym wykonaniem przedmiotu zamówienia	

Informacja o oferencie przygotowującym szacunek:
Nazwa		
Adres		
Nr tel. kontaktowego		
Adres e-mail		
NIP		
REGON		

Data sporządzenia szacunku:

Załącznik nr 3 do Zapytania 
w celu oszacowania wartości zamówienia

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), uprzejmie informujemy, iż:
a)	Administratorem Państwa danych osobowych jest Prezydent Miasta Kielce, Rynek 1, 
25-303 Kielce. W przypadku pytań dotyczących procesu przetwarzania swoich danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pisząc na adres e-mail iod@um.kielce.pl,
b)	podane dane osobowe będą przetwarzane w związku z prowadzonym postępowaniem w sprawie świadczenia usługi Inżyniera Projektu dla projektu pn. „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego”, w celu rozeznania rynku na świadczenie ww. usługi. 
c)	podanie danych jest obowiązkowe, a podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych przez Administratora jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz 6.5 Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 - Zamówienia udzielane w ramach projektów.
d)	przekazane przez Państwa dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego dane te zostały przekazane, z zastrzeżeniem, iż okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przewidziany przez przepisy prawa, jakie mogą mieć związek z realizacją niniejszego celu, lub bezterminowo w przypadku zaklasyfikowania dokumentacji do kategorii archiwalnej A.
e)	przysługuje Państwu prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, kopii danych, usunięcia danych, przy czym uprawnienie to zostanie zrealizowane po okresie nie krótszym niż okres przechowywania danych,
f)	odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa lub podmioty upoważnione na podstawie podpisanej umowy pomiędzy Administratorem a tym podmiotem.
g)	w przypadku powzięcia informacji o niewłaściwym przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez Administratora, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi na przetwarzanie swoich danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.